Como organizar a correspondência

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Reserve um espaço no seu escritório ou casa e organize-se

As correspondências diárias exigem atenção, por isso, reserve um tempo do seu dia para separá-las. Toda casa ou escritório deve ter um local pré-estabelecido para as correspondências. Ao recebê-las, leve sempre ao mesmo lugar, de preferência para a sua escrivaninha. Tome como hábito lidar com elas e tire este item de sua lista de afazeres.

Uma dica é providenciar uma caixa para armazenar todas as correspondências que chegam até sua casa. Os anúncios e comunicados que chegam sem parar em nossas caixas devem ser descartados e, caso haja interesse por algum anúncio, deixe-o na sua pasta de curiosidades.

O ideal é que você se organize pelo menos duas vezes por semana para separar o que de fato é documento do que não passa de folheto promocional. Nunca misture com suas contas e correspondências importantes para não criar confusão.

Na próxima página confira mais dicas de como organizar-se aos poucos e eliminar tarefas do seu dia a dia.

Classifique

É importante criar um sistema de classificação de contas a pagar, pois você pode organizar sua agenda, pasta ou arquivo. Tente respondê-las imediatamente e programe o dia em que serão enviadas ao correio, assim conseguirá eliminar mais uma tarefa do seu dia.

Assuntos que não podem ser resolvidos no momento devem ser encaminhados para a bandeja de pendências. Agende para resolvê-los no tempo oportuno e, dessa maneira, deixam de ser uma pendência e passam a ter uma solução pré-agendada.

Quando receber convites, marque a data do evento e todos os detalhes necessários em sua agenda e guarde-os em um local visível. Tenha um mural para organizar os eventos e tarefas. Não comece outro afazer enquanto não tiver terminado o primeiro.

Veja como manter o foco.

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